Вести облік ФОП у 2026 році означає фіксувати всі доходи (а на загальній системі ще й витрати) у довільній книзі обліку, вчасно подавати податкову декларацію та сплачувати єдиний податок, військовий збір і ЄСВ. Реєструвати книгу в податковій більше не потрібно: підприємець сам обирає формат – паперовий зошит, таблиця Excel чи електронний кабінет ДПС.
Головне правило просте: скільки груп єдиного податку, стільки й нюансів. ФОП першої та другої групи звітують раз на рік, третьої – щокварталу, а на загальній системі облік ведеться щодня. Помилка з форматом чи строком коштує реальних грошей: штраф за неведення обліку стартує від 1020 грн, а прострочена декларація тягне за собою пеню.
У цьому матеріалі ви отримаєте покрокову систему: що саме обліковувати по кожній групі, як заповнювати книгу доходів, які строки подання декларації у 2026 році, коли потрібен ПРРО і як спростити рутину через програми чи бухгалтера. Нижче – зведена таблиця, з якої зручно почати.
| Група ЄП | Що обліковувати | Яка звітність | Строк подання |
|---|---|---|---|
| 1 група | Лише доходи | Річна декларація платника ЄП | До 1 березня наступного року (за 2026 – до 2 березня 2027) |
| 2 група | Лише доходи | Річна декларація платника ЄП | До 1 березня наступного року (за 2026 – до 2 березня 2027) |
| 3 група (без ПДВ) | Лише доходи | Квартальна декларація платника ЄП | Протягом 40 днів після кварталу (за I кв. 2026 – до 11 травня) |
| 3 група (з ПДВ) | Доходи + декларація з ПДВ | Декларація ЄП щокварталу + декларація з ПДВ щомісяця | ЄП – 40 днів після кварталу; ПДВ – 20 днів після місяця |
| Загальна система | Доходи і витрати | Річна декларація про майновий стан і доходи | Протягом 40 днів після року (за 2026 – до 9 лютого 2027) |
Що таке облік для ФОП простими словами
Облік ФОП – це системна фіксація того, скільки грошей ви заробили, а для загальної системи ще й скільки витратили на бізнес. На підставі цих цифр рахується податок і заповнюється декларація. Обов’язок вести облік доходів закріплений статтею 296 Податкового кодексу, і він поширюється на всіх підприємців незалежно від обороту.
Важливо розуміти різницю між двома системами. На єдиному податку без статусу платника ПДВ ви обліковуєте тільки доходи – це те, що фактично надійшло на рахунок, у касу чи готівкою. На загальній системі та у ФОП – платника ПДВ облік складніший: фіксуються і доходи, і документально підтверджені витрати, бо податок платиться з чистого прибутку.
З 2021 року реєструвати паперову книгу в податковій скасовано, тому у 2026-му формат обліку довільний. Це може бути звичайний зошит, файл Excel або Google Таблиці, електронна книга в кабінеті платника на сайті ДПС чи спеціалізований сервіс. Для електронного варіанту знадобиться кваліфікований електронний підпис (КЕП), який видають банки, ДПС або акредитовані центри.
Облік доходів по групах єдиного податку
Доходом ФОП вважається вся сума, що надійшла у грошовій формі: на розрахунковий рахунок, готівкою або на платіжну картку підприємця за товари й послуги. Валютний дохід перераховується у гривні за курсом НБУ на дату надходження, а банківські комісії дохід не збільшують і окремо на нього не впливають.
Перша і друга групи
Тут облік найпростіший – фіксуються лише доходи, бо податок фіксований і не залежить від суми виторгу (у межах річного ліміту). У 2026 році єдиний податок першої групи становить 332,80 грн на місяць, другої – 1729,40 грн. Записувати варто щодня або хоча б за підсумком дня, щоб наприкінці року скласти коректну річну декларацію. Актуальні ставки єдиного податку 2026 і ліміти доходу краще перевіряти на початок року, бо вони прив’язані до мінімальної зарплати.
Третя група
Третя група платить 5% від доходу (без ПДВ) або 3% (як платник ПДВ), тому облік доходів тут критично важливий – від нього напряму залежить сума податку. Дохід фіксується по кожному надходженню, а декларація подається щокварталу наростаючим підсумком. Якщо в кварталі доходу не було, декларацію все одно бажано подати з нульовими показниками, щоб уникнути запитань від податкової.
Загальна система
На загальній системі облік ведеться щодня і охоплює як доходи, так і витрати. У витрати можна включати тільки те, що безпосередньо пов’язане з господарською діяльністю та підтверджене документами: накладними, актами, чеками, банківськими виписками. Саме тому підприємцю на загальній системі складніше без бухгалтера, ніж спрощенцю.
Звітність і строки у 2026 році
Крім самого обліку, ФОП має вчасно звітувати і платити. Перша та друга групи подають річну декларацію платника єдиного податку до 1 березня наступного року, а єдиний податок і військовий збір сплачують авансом до 20 числа кожного місяця. Третя група звітує щокварталу – протягом 40 календарних днів після завершення кварталу, а податок платить упродовж 10 днів після граничного строку подання.
Окремий обов’язковий платіж – єдиний соціальний внесок. У 2026 році мінімальний ЄСВ становить 1902,34 грн на місяць (22% від мінімальної зарплати) і сплачується щокварталу, до 20 числа місяця, що настає за кварталом. Військовий збір для першої та другої груп – 864,70 грн на місяць, для третьої групи – 1% від доходу. Ці суми варто закладати в облік окремим рядком, щоб не сплутати податкове навантаження з чистим прибутком.
ПРРО: коли потрібен касовий апарат
Програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) – це безкоштовний застосунок від ДПС, який замінює класичний касовий апарат і формує фіскальні чеки просто зі смартфона. Підприємці другої, третьої та четвертої груп зобов’язані застосовувати РРО або ПРРО при розрахунках готівкою та платіжними картками. Перша група від застосування РРО звільнена.
Якщо ви приймаєте оплату тільки на банківський рахунок за реквізитами (без платіжного термінала й готівки), фіскальний чек не потрібен. Але щойно з’являється готівка або оплата карткою через термінал, ПРРО стає обов’язковим. Окремо діє вимога товарного обліку для тих, хто торгує технічно складними побутовими товарами або підакцизною продукцією.
Як спростити облік: програми чи бухгалтер
Вести облік вручну реально, але з ростом кількості операцій це забирає час і множить помилки. Є три робочі варіанти. Перший – таблиця Excel або Google Таблиці з простими формулами: підходить першій та другій групам з невеликим оборотом. Другий – онлайн-сервіси обліку та звітності, які автоматично збирають доходи з банку, рахують податки і формують декларацію за правилами 2026 року. Третій – бухгалтер на аутсорсі, що виправданий на загальній системі, при статусі платника ПДВ або коли ви плануєте найм працівників і зарплатну звітність.
Ось найдорожча помилка, яку ми регулярно бачимо в підприємців: облік не ведуть роками, бо операцій нібито мало, а потім при податковій перевірці або продажу бізнесу не мають чим підтвердити реальний дохід. Для покупця готового бізнесу відсутність прозорого обліку – привід збити ціну або взагалі відмовитися від угоди. Ведіть облік з першого дня: це не бюрократія, а ваш актив, який у потрібний момент коштуватиме реальних грошей.
Типові помилки в обліку ФОП
- Не фіксувати дрібні надходження. Кожна оплата на картку чи готівкою – це дохід, навіть якщо це 200 грн. Пропущені суми при перевірці трактуються як приховування доходу.
- Плутати особисту й підприємницьку картку. Особисті перекази й повернення боргів, що потрапляють на підприємницький рахунок, податкова може порахувати доходом. Тримайте фінанси окремо.
- Забувати про валютний курс. Дохід в іноземній валюті перераховується за курсом НБУ на дату надходження, а не на дату продажу валюти. Це часта помилка фрілансерів, які працюють на КВЕД для IT-послуг.
- Пропускати строки декларації. Навіть за нульового доходу третій групі краще подати декларацію вчасно, ніж потім пояснювати податковій відсутність звіту.
- Ігнорувати ЄСВ і військовий збір. Ці платежі обов’язкові навіть у місяці без доходу (крім окремих пільгових категорій), і про них легко забути, ведучи лише книгу доходів.
- Не зберігати первинні документи. Виписки, акти й накладні треба зберігати щонайменше 3 роки після подання звітності – інакше витрати на загальній системі неможливо підтвердити.
Часті питання
Чи потрібно реєструвати книгу обліку в податковій у 2026 році?
Ні. Обов’язок реєструвати паперову книгу в ДПС скасовано ще у 2021 році. У 2026-му ви ведете облік доходів у будь-якому зручному форматі – паперовому чи електронному – і жодного дозволу для цього не потрібно.
Чи можна вести облік ФОП у звичайному Excel?
Так. Для першої, другої та третьої груп без ПДВ таблиця Excel або Google Таблиці цілком підходить: достатньо колонок з датою, сумою надходження та наростаючим підсумком за період. Головне – робити записи регулярно й зберігати файл.
Що буде, якщо не вести облік доходів?
За неведення або неналежне ведення обліку передбачений штраф від 1020 грн, а за повторне порушення сума зростає. Крім того, без обліку неможливо коректно заповнити декларацію, що веде до донарахувань і пені під час перевірки.
Скільки років зберігати документи ФОП?
Первинні документи, банківські виписки та копії декларацій зберігають щонайменше 3 роки з дати подання відповідної звітності. На практиці краще тримати їх довше, особливо якщо ви плануєте продавати бізнес або залучати інвестора.
Чи потрібен ПРРО, якщо гроші приходять лише на рахунок?
Якщо ви приймаєте оплату виключно за банківськими реквізитами без готівки й платіжного термінала, фіскальний чек не потрібен. ПРРО стає обов’язковим при розрахунках готівкою або карткою через термінал для другої, третьої та четвертої груп.
Коротко
Облік ФОП у 2026 році – це фіксація доходів (а на загальній системі й витрат), своєчасна декларація та сплата єдиного податку, військового збору і ЄСВ. Обирайте формат під свою групу: перша та друга – проста книга доходів і річний звіт, третя – квартальна декларація, загальна система – щоденний облік доходів і витрат. Реєструвати книгу не треба, але вести її варто з першого дня діяльності.
Якщо ви тільки плануєте бізнес, почніть з базового кроку – прочитайте, як відкрити ФОП в Україні, оберіть правильну групу і КВЕД, а вже потім налаштуйте систему обліку. Чим раніше ви наведете порядок у цифрах, тим спокійніше пройдете будь-яку перевірку і тим дорожче оціните бізнес, якщо колись вирішите його продати.
Більше про гроші у бізнесі – у нашому огляді: фінанси малого бізнесу.
