Так, ФОП може наймати працівників – без обмежень по кількості на 2 і 3 групі, головна умова офіційне оформлення до першого робочого дня. Виняток лише перша група: там наймана праця заборонена повністю.
З 2025 року для другої групи скасовано старий ліміт у 10 працівників, тож тепер і друга, і третя група можуть тримати штат будь-якого розміру. Це відкрило шлях до масштабування для тих, хто раніше вимушено дробив бізнес на кілька ФОП. Розберемо, кому можна наймати, як правильно оформити людину і скільки податків доведеться платити із зарплати.
Хто з ФОП може мати найманих працівників
| Група ФОП | Наймані працівники | Обмеження |
|---|---|---|
| 1 група | Заборонено | Тільки особиста праця підприємця |
| 2 група | Дозволено | Без ліміту по кількості з 2025 року |
| 3 група | Дозволено | Без ліміту по кількості |
| Загальна система | Дозволено | Без ліміту по кількості |
Раніше друга група була обмежена десятьма найманими одночасно, і це стримувало зростання невеликих кафе чи майстерень. Тепер обмеження зняте, тому масштабувати штат можна на будь-якій групі, крім першої. Важливо памятати, що кількість найманих більше не впливає на право залишатися на спрощеній системі, тож підприємець вирішує це питання виключно з погляду економіки бізнесу, а не податкових лімітів.
Окремо варто розрізняти найманого працівника і залучення іншого ФОП за договором про надання послуг. У першому випадку виникають трудові відносини з усіма податками із зарплати, у другому – це відносини між двома субєктами господарювання, де кожен сам відповідає за свої податки. Підміняти трудові відносини договором з ФОП заради економії на ЄСВ ризиковано: податкова вміє перекваліфіковувати такі схеми у приховане працевлаштування.
Як офіційно оформити працівника
Три обовязкові дії до початку роботи
Оформлення найманого – це не формальність, а захист від штрафів. Спочатку підприємець видає наказ про прийняття на роботу, потім подає повідомлення до податкової про прийняття працівника, і лише після цього людина може стати до роботи. Порядок саме такий: повідомлення до ДПС має піти до фактичного початку роботи, інакше це вважається використанням праці без оформлення. Подати повідомлення можна через електронний кабінет платника, і робиться це швидко, тож відкладати оформлення на потім немає сенсу – ризик штрафу значно перевищує економію часу.
Трудовий договір чи ГПХ
Якщо людина працює за графіком і на робочому місці підприємця, потрібен трудовий договір. Договір цивільно-правового характеру (ГПХ) підходить лише для разових робіт із конкретним результатом, і податкова уважно перевіряє, чи не приховують під ГПХ звичайні трудові відносини. Ознаки трудових відносин прості: постійний графік, підпорядкування правилам, робота на обладнанні роботодавця і регулярна однакова оплата. Якщо все це є, безпечніше одразу оформити трудовий договір, а не ризикувати перекваліфікацією і штрафом.
Скільки податків платити із зарплати
Роботодавець-ФОП сплачує за працівника три складові. Дві з них утримуються із зарплати самого працівника, а одна нараховується зверху коштом підприємця.
- ПДФО 18% – утримується із зарплати працівника.
- Військовий збір 5% – теж утримується із зарплати працівника.
- ЄСВ 22% – нараховується зверху за рахунок роботодавця, мінімум від розміру мінімальної зарплати.
Тобто зарплата на руки менша за нараховану на суму ПДФО і військового збору, а понад нараховану суму підприємець ще додає 22% ЄСВ. Зарплата не може бути нижчою за мінімальну, встановлену на поточний рік. Податки з зарплати сплачують у день її виплати, а звіт подають щомісяця у складі обєднаної звітності.
Реальна вартість працівника на прикладі
Щоб не помилитися з бюджетом, рахуйте не оклад, а повну вартість робочого місця. Якщо ви домовилися з людиною про певну суму на руки, до неї потрібно додати зверху ПДФО і військовий збір, які утримуються із нарахованої зарплати, а понад нараховане – ще 22% ЄСВ коштом роботодавця. У підсумку фактичні витрати на працівника помітно перевищують суму, яку він отримує на картку. Саме тому перед наймом варто прорахувати, чи витягне бізнес не лише зарплату, а й повний податковий супровід кожного місяця.
Кадрові документи, про які часто забувають
Крім наказу і повідомлення до ДПС, роботодавець має вести базовий кадровий облік: заяву працівника, трудовий договір, табель робочого часу, відомості про відпустки. Ці документи знадобляться під час перевірки, а також захистять самого підприємця у спірних ситуаціях із працівником. Для мікробізнесу достатньо простого набору шаблонів, але ігнорувати їх повністю не можна.
Типові помилки
- Робота без повідомлення до ДПС. Людина вийшла, а повідомлення не подали – це трактується як неоформлений працівник і карається великим штрафом.
- Найм на першій групі. Перша група взагалі не має права на найманих, навіть на одного помічника у торговій точці.
- Підміна трудового договору на ГПХ. Постійна робота за графіком під виглядом послуг ФОП розкривається під час перевірки і донараховується як трудові відносини.
- Зарплата нижче мінімальної. Навіть за неповний результат нарахування при повній зайнятості має бути не меншим за мінімалку.
- Забули про ЄСВ зверху. Багато хто рахує лише утримання і недооцінює реальну вартість працівника на 22%.
Часті питання
Скільки працівників може найняти ФОП 2 групи?
З 2025 року кількість найманих на другій групі не обмежена. Раніше діяв ліміт у 10 осіб одночасно, тепер його скасовано, тож штат може бути будь-яким.
Чи може ФОП 1 групи взяти хоча б одного помічника?
Ні. Перша група передбачає виключно особисту працю підприємця. Щойно зявляється потреба у найманому, потрібно переходити на другу або третю групу.
Які податки платить ФОП із зарплати працівника?
Із зарплати утримують ПДФО 18% і військовий збір 5%, а зверху роботодавець нараховує ЄСВ 22% від суми не меншої за мінімальну зарплату.
Чи треба подавати звіт за працівників щомісяця?
Так, дані про нараховану зарплату і сплачені податки подають щомісяця у складі обєднаної податкової звітності.
Висновок
Наймати працівників може будь-який ФОП, крім першої групи, і з 2025 року без обмеження по кількості. Головне – оформити людину офіційно до першого робочого дня і закладати в бюджет не лише зарплату, а й ЄСВ зверху. Якщо ви лише плануєте реєстрацію, почніть із базового гіда як відкрити ФОП в Україні у 2026, а групу і ставку звіряйте з розбором єдиний податок 2026: ставки по групах.
