Перший найманий працівник — критичний крок для українського ФОП: переходите з самозайнятого до роботодавця, з’являються нові обов’язки, ЄСВ за нього, трудові договори, оподаткування зарплати. Помилки на цьому етапі коштують 30-100 тис. грн штрафів і безсонних ночей. У 2026 в Україні діє Кодекс законів про працю + спеціальні умови для малих ФОП. У цьому гайді — повна процедура найму першого працівника: документи, оподаткування, трудовий договір, як уникнути типових помилок.
Коли треба наймати першого працівника
Сигнали:
- Працюєте 60+ годин на тиждень — фізично не встигаєте
- Відмовляєтесь від нових клієнтів через брак часу
- Деякі рутинні задачі забирають 20-30 годин на тиждень
- Маєте стабільний прибуток на оплату зарплати + ЄСВ
Підрядник vs найманий — що обрати на старт
| Параметр | Найманий працівник | Підрядник-ФОП |
|---|---|---|
| Витрати на ЄСВ | 22% від ЗП (мінімум 1902 грн) | 0 (платить сам) |
| ПДФО + ВЗ | 18% + 5% з ЗП | Сплачує сам |
| Відпустка | Обов’язково 24 дні/рік | Не передбачено |
| Лікарняні | Перші 5 днів за рахунок ФОП | Сам відповідає |
| Контроль | Високий (зайнятість, графік) | Низький (результат) |
| Кодекс | КЗпП захищає працівника | Цивільне право |
Для одного-двох помічників часто простіше — підрядник-ФОП. Але якщо потрібен зайнятий 8 годин/день з конкретним графіком — лише найманий.
Покрокова процедура найму найманого
Крок 1: Підготовка документів
Потрібно:
- Оформлення вакансії на job-сайті
- Шаблон трудового договору
- Шаблон наказу про прийом на роботу
- Журнал реєстрації наказів
- Особова картка працівника
Крок 2: Договір
Український ФОП може використовувати:
- Безстроковий трудовий договір (стандарт)
- Строковий (на сезон, проект)
- Контракт (з керівниками)
Обов’язкові пункти:
- Дата початку роботи
- Посада, обов’язки
- Місце роботи
- Робочий час, графік
- Розмір оплати, дати виплат
- Відпустка (мінімум 24 дні)
- Обов’язки сторін
- Умови розірвання
Крок 3: Реєстрація працівника
- Подайте Повідомлення про прийняття працівника на роботу до Центру зайнятості або Пенсійного фонду
- Зробіть це в день прийому або до початку роботи
- Внесіть запис у трудову книжку (або у Електронну трудову через Пенсійний)
Крок 4: Оподаткування
Ви — податковий агент за ваших найманих:
- ПДФО: 18% з зарплати — утримуєте при виплаті, перераховуєте у бюджет в день виплати
- Військовий збір: 5% з зарплати
- ЄСВ за працівника: 22% від ЗП (мінімум 22% від мінімалки 8647 = 1902 грн), сплачуєте з власних коштів додатково до ЗП
Приклад: ЗП «на руки» 25 000 грн. Розрахунок «брудна» сума:
- ЗП «брудна»: 25000 / (1 – 0.23) = ~32 467 грн
- ПДФО (18%): 5 844 грн (утримуєте)
- ВЗ (5%): 1 623 грн (утримуєте)
- ЗП на руки: 25 000 грн
- ЄСВ роботодавця (22%): 7 143 грн (з ваших коштів)
- Загальна вартість працівника: 32 467 + 7 143 = 39 610 грн/міс
Тобто якщо платите працівнику «на руки» 25K, ваші витрати — ~40K грн/міс.
Звітність по найманому
- Щомісяця: сплата ПДФО, ВЗ, ЄСВ у дні виплати ЗП
- Щоквартально: Звіт 1ДФ (доходи і утримані податки) — до 40 днів після кварталу
- Щомісяця: Об’єднана звітність ЄСВ-ПДФО (Розрахунок) — до 20 числа
- Перевірки: Держпраці, Пенсійний фонд можуть перевіряти
Типові ставки зарплат у 2026
| Посада | ЗП «на руки», грн/міс |
|---|---|
| Адміністратор салону | 18-25K |
| Менеджер з продажів | 20-40K + бонуси |
| Бариста | 15-25K |
| Помічник у магазині | 15-22K |
| SMM-менеджер | 20-40K |
| Бухгалтер ФОП | 15-30K (на пів-ставки) |
| Курьер | 15-25K |
| Прибиральник | 10-18K |
Як знайти першого працівника
Канали
- Work.ua — найпопулярніший job-сайт України
- Robota.ua — другий за популярністю
- OLX Робота — багато регіональних кандидатів
- Telegram-канали — нішеві (для бариста, програмістів, SMM)
- LinkedIn — для офісних ролей і IT
- Сарафанне радіо — найкращі результати
Структура вакансії
- Назва посади (конкретна, не «Менеджер»)
- Опис компанії 2-3 речення
- Обов’язки (5-7 пунктів)
- Вимоги (5-7 пунктів, реалістичних)
- Що пропонуєте (ЗП діапазон, графік, бонуси)
- Як подавати: email, Telegram, Work.ua-форма
Структура співбесіди
- Знайомство (5-10 хв): розкажіть про компанію, роль
- Питання про досвід (15-20 хв): конкретні приклади з минулого
- Поведінкові питання: «Розкажіть про конфлікт з клієнтом і як ви його вирішили»
- Тестове завдання (опційно): 1-3 години роботи, оплачуване
- Запитання кандидата (5-10 хв) — показує мотивацію
- Завершення: повідомте, коли буде відповідь
5 типових помилок при першому наймі
- Без офіційного оформлення. Штраф 50K-150K грн за «у тіні».
- Невчасне повідомлення Центру зайнятості. Штрафи 32-340 тис. грн залежно від кількості днів.
- Неточний договір. «Робота» без чіткого опису — конфлікти при звільненні.
- Поспішний найм. Перше resume, перше враження — часто помилковий вибір. Розгляньте 5-10 кандидатів.
- Без онбордингу. Кинули у роботу без навчання — звільняється через 1-2 міс.
FAQ
Чи може ФОП на 2 групі мати найманих?
Так, до 10 осіб. На 1 групі — 0 найманих, на 3 групі — без обмежень.
Скільки мінімум платити працівнику?
Мінімальна зарплата в Україні з січня 2026 — 8 647 грн на місяць. Менше — порушення.
Чи можна випробувальний строк?
Так, до 3 місяців за КЗпП. Прописується у договорі.
Як звільнити працівника?
Стандартні підстави: за угодою сторін, за власним бажанням з 2-тижневим попередженням, за порушення дисципліни. Складна процедура — консультуйтеся з юристом.
Висновок
Перший найманий — серйозне рішення з обов’язками. Реалістична вартість працівника — на 50-60% більша за «зарплату на руки». Перед наймом рахуйте економіку: чи приведе ця людина додаткового доходу більше за свою повну вартість для бізнесу. Без чіткого позитивного «так» — краще аутсорсіть або наймайте підрядника-ФОП.
