Коротка відповідь: обов’язкову паперову Книгу обліку доходів для ФОП скасовано – тепер облік ведеться у довільній формі (паперовій чи електронній). Але вести облік доходів ФОП все одно зобов’язаний. Розберемо, що саме треба фіксувати і як робити це просто.
Що змінилось
Раніше ФОП мали прошиту зареєстровану Книгу обліку доходів (і доходів-витрат), куди вручну записували кожну операцію. Цю вимогу скасовано. Тепер:
- Реєструвати книгу в податковій не треба.
- Форма обліку – довільна: зошит, таблиця Excel, Google-таблиця, застосунок банку для ФОП.
- Але облік доходів вести обов’язково – на його підставі заповнюється декларація.
Що ФОП зобов’язаний обліковувати
| Група/система | Що фіксувати |
|---|---|
| 1-2 група єдиного податку | Тільки доходи (сума виручки за день/період) |
| 3 група єдиного податку | Тільки доходи |
| Загальна система | Доходи І витрати (з первинними документами на витрати) |
Головне для єдинника: облік доходів – скільки і коли надійшло. Витрати єдинники не обліковують для податку (на єдиному податку вони не зменшують базу – про податки ФОП).
Як вести облік просто
Найзручніша сучасна схема: увесь дохід через рахунок ФОП + ПРРО – тоді облік фактично ведеться автоматично (виписка банку + звіти каси = ваш облік доходів). Вам лишається зводити суми для декларації. Для тих, хто хоче порядку:
- Google-таблиця з колонками: дата, сума, джерело (клієнт/операція).
- Банківський застосунок для ФОП – багато банків самі формують звіти по доходах.
- Сервіси обліку (для тих, у кого багато операцій).
Первинні документи
Хоч книгу скасовано, первинні документи зберігати треба: договори, акти, рахунки, банківські виписки, чеки ПРРО. Вони підтверджують ваш дохід при перевірці і потрібні банку при фінмоніторингу. Строк зберігання – зазвичай не менше 1095 днів (3 роки). Це і є ваш реальний ‘облік’, а не формальна книга.
Висновок
Паперова книга – в минулому. ФОП-єдинник веде простий облік доходів у зручній формі, зберігає первинку, і на цій підставі подає декларацію. Найпростіше – тримати весь дохід на рахунку ФОП через ПРРО, тоді облік майже автоматичний. Реєстрація ФОП – за день.
Часті питання
Чи потрібна ФОП книга обліку доходів у 2026?
Обов’язкову паперову книгу скасовано – її не треба реєструвати в податковій. Але вести облік доходів у довільній формі (зошит, таблиця, застосунок) ФОП зобов’язаний.
Що ФОП зобов’язаний обліковувати?
Єдинники 1-3 груп – тільки доходи (суми надходжень). ФОП на загальній системі – доходи і витрати з первинними документами. На єдиному податку витрати для податку не обліковуються.
Які документи ФОП має зберігати?
Первинні документи: договори, акти, рахунки, банківські виписки, чеки ПРРО – зазвичай не менше 3 років. Вони підтверджують дохід при перевірці і фінмоніторингу.
