Щорічна відпустка це гарантоване право кожного працівника, який працює за трудовим договором. Найчастіше оформлення відпочинку починається з письмової заяви на ім’я керівника: саме вона стає підставою для наказу, за яким бухгалтерія нараховує відпускні. Водночас, якщо конкретні дати вже затверджені у графіку відпусток, окрема заява може й не знадобитися, адже підставою для наказу стає повідомлення працівника про дату початку відпустки.
Нижче ви знайдете готовий зразок заяви на відпустку, який достатньо скопіювати та підставити свої дані замість пропусків. Ми зібрали кілька варіантів: щорічна основна відпустка, відпустка без збереження заробітної плати (за свій рахунок) і відпустка для догляду за дитиною. Зразки спираються на Кодекс законів про працю та Закон України «Про відпустки», проте конкретне формулювання варто узгоджувати з кадровою службою та чинними правилами вашого підприємства.
Після зразків пояснюємо, які бувають відпустки, коли яку заяву писати, як правильно її подати та яких помилок варто уникати.
Скопіюйте потрібний варіант і замініть символи «___» на свої дані.
Генеральному директору ТОВ «____________________» ____________________________ (прізвище, ім’я, по батькові керівника) від ________________________ (посада працівника) ____________________________ (прізвище, ім’я, по батькові) Заява Прошу надати мені щорічну основну відпустку на ___ календарних днів з ___ по ___ включно. «___» ____________ 20___ р. ____________ (підпис)
Генеральному директору ТОВ «____________________» ____________________________ (прізвище, ім’я, по батькові керівника) від ________________________ (посада працівника) ____________________________ (прізвище, ім’я, по батькові) Заява Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати за сімейними обставинами на ___ календарних днів з ___ по ___ включно. «___» ____________ 20___ р. ____________ (підпис)
Генеральному директору ТОВ «____________________» ____________________________ (прізвище, ім’я, по батькові керівника) від ________________________ (посада працівника) ____________________________ (прізвище, ім’я, по батькові) Заява Прошу надати мені відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з ___ по ___ включно. Копію свідоцтва про народження дитини додаю. «___» ____________ 20___ р. ____________ (підпис)
Види відпусток і коли яка заява
Перш ніж писати заяву, визначтесь, яка саме відпустка вам потрібна. Від цього залежить формулювання та перелік документів, які треба додати.
Щорічна основна відпустка
Це основний вид оплачуваного відпочинку. За статтею 6 Закону України «Про відпустки» її тривалість становить не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. Для окремих категорій працівників закон встановлює більшу тривалість. У перший рік роботи повну відпустку зазвичай можна використати після шести місяців безперервної роботи, а до цього строку її надають пропорційно відпрацьованому часу, крім окремих випадків, передбачених законом. Відпустку можна поділити на частини, але одна з них має бути не меншою за 14 календарних днів. У заяві достатньо вказати кількість днів і бажані дати.
Відпустка без збереження заробітної плати
Її ще називають відпусткою за свій рахунок. Закон розрізняє два випадки. У статті 25 Закону «Про відпустки» перелічено ситуації, коли роботодавець зобов’язаний надати неоплачувану відпустку. Серед них, зокрема, матері, яка має двох і більше дітей віком до 15 років, або батькові, який виховує таких дітей без матері (тривалістю до 14 календарних днів щороку), а також особам з інвалідністю. Під час воєнного стану роботодавець може відмовити в наданні такої відпустки працівникам, яких залучено до робіт на об’єктах критичної інфраструктури, до оборонного виробництва або до виконання мобілізаційних завдань.
Варто розрізняти статуси: у статті 25 ідеться про учасників війни, тоді як учасникам бойових дій стаття 16-2 Закону «Про відпустки» гарантує додаткову оплачувану відпустку тривалістю 14 календарних днів на рік. Інші пільги для цих категорій можуть встановлювати окремі закони.
За статтею 26 відпустку без збереження зарплати надають за згодою сторін, зокрема за сімейними обставинами або з інших причин. З 24 грудня 2023 року її загальна тривалість становить до 30 календарних днів на рік (раніше діяв строк 15 днів).
Відпустка для догляду за дитиною
Право на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку має один із батьків (стаття 18 Закону «Про відпустки»). Замість матері таку відпустку можуть оформити батько дитини, баба, дід, інші родичі, які фактично доглядають за дитиною, усиновлювач, опікун, а також один із прийомних батьків чи батьків-вихователів. Базовий комплект документів це заява та копія свідоцтва про народження дитини. Якщо відпустку оформлює не один із батьків, а, наприклад, родич, роботодавець може додатково вимагати довідку про те, що мати чи батько вийшли на роботу до закінчення такої відпустки (стаття 20 Закону). Для окремих статусів знадобляться документи, що їх підтверджують.
Як подати заяву на відпустку
Процедура проста і складається з кількох кроків.
- Погодьте дати. Переконайтесь, що бажаний період відпустки врахований у графіку відпусток або узгоджений із керівником.
- Напишіть заяву. Візьміть за основу відповідний зразок вище, вкажіть вид відпустки, кількість днів і дату початку. Якщо конкретні дати вже затверджені у графіку, окрема заява може не знадобитися: підставою для наказу буде повідомлення про дату початку відпустки.
- Передайте заяву. Подайте документ керівнику або до відділу кадрів. За потреби зареєструйте його як вхідний, щоб мати підтвердження дати подання.
- Дочекайтесь наказу. На підставі заяви роботодавець видає наказ про надання відпустки. Відпускні виплачують до початку відпустки, якщо інший строк не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.
- Ознайомтесь із наказом. Поставте підпис, що ознайомлені з наказом, і збережіть копію для себе.
Якщо ви роботодавець і тільки налагоджуєте кадровий облік, корисно заздалегідь розібратися, як оформити найманого працівника у ФОП, адже право на відпустку з’являється разом з офіційним працевлаштуванням. Основні умови праці та відпочинку фіксує трудовий договір з працівником, зокрема істотні умови, графік роботи та порядок надання відпустки, тому його варто оформити ще до першого робочого дня.
Поширені помилки в заяві на відпустку
- Не вказано вид відпустки. Формулювання «прошу надати відпустку» без уточнення ускладнює роботу кадровика. Завжди пишіть, яка саме відпустка вам потрібна.
- Відсутні дані про період. Фрази «на два тижні» без прив’язки до дат недостатньо, щоб правильно оформити наказ. Зазначайте щонайменше дату початку і кількість календарних днів. Дату завершення можна вказати для зручності, але обов’язковою вона не є.
- Плутанина з кількістю днів. Щорічну відпустку рахують у календарних днях, і за загальним правилом святкові та неробочі дні до її тривалості не зараховують. Це правило діє не для всіх видів відпусток, а під час воєнного стану воно тимчасово не застосовується, тож кількість днів варто уточнювати.
- Немає дати та підпису. Заява обов’язково має містити дату складання і підпис заявника. Без цих реквізитів кадрова служба може повернути документ на доопрацювання, тому не пропускайте їх.
- Неправильний адресат. Заяву зазвичай пишуть на ім’я керівника підприємства або уповноваженого ним представника, а не бухгалтера чи колеги.
- Відсутні додатки. Для відпустки для догляду за дитиною та інших спеціальних відпусток часто забувають додати копії підтвердних документів.
Часті питання
Чи можна подати заяву на відпустку в електронному вигляді?
Так, якщо на підприємстві налагоджено електронний документообіг і діє електронний підпис. Паперова заява з власноручним підписом теж залишається звичним і зручним варіантом. Під час воєнного стану сторони можуть окремо погодити й інший спосіб обміну документами, наприклад електронною поштою.
За скільки днів до відпустки писати заяву?
Окремого строку подання заяви на щорічну відпустку закон не встановлює, тож подавати її варто завчасно. Водночас саме роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні. Відпускні виплачують до початку відпустки, якщо інший строк не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором.
Чи обов’язково вказувати причину відпустки?
Для щорічної основної відпустки причину вказувати не потрібно. Для відпустки без збереження зарплати варто коротко зазначити підставу, наприклад сімейні обставини чи іншу причину, адже таку відпустку надають за згодою сторін.
Чи може роботодавець відмовити у відпустці?
Щорічну основну відпустку, передбачену графіком, за загальним правилом надають без відмови, хоча закон допускає її перенесення за визначених умов. Під час воєнного стану можлива відмова працівникам, яких залучено до об’єктів критичної інфраструктури, оборонного виробництва чи мобілізаційних завдань. Відпустку за свій рахунок за статтею 26 надають лише за згодою сторін, тож тут відмова можлива.
Чи можна відкликати працівника з відпустки?
Так, але лише за згодою самого працівника і у випадках, визначених законом. Невикористану частину відпустки надають згодом у погоджений сторонами строк, а під час воєнного стану щодо залишків діють окремі правила.
Коротко
Заява зазвичай є письмовою підставою для наказу про відпочинок, хоча за погодженими у графіку датами замість неї може бути повідомлення про дату початку відпустки. Виберіть потрібний вид відпустки, скопіюйте відповідний зразок вище, підставте свої дані замість символів «___», вкажіть кількість календарних днів і дату початку, поставте дату та підпис. Щорічна основна відпустка триває не менш як 24 календарних дні, відпустку без збереження зарплати за згодою сторін надають до 30 календарних днів на рік, а відпустку для догляду за дитиною до трьох років оформлюють разом із копією свідоцтва про народження. Подайте заяву керівнику завчасно, і відпочинок буде оформлено без зайвих проблем.
