ФОП, який уперше наймає працівника, часто думає, що головне – підписати договір. Насправді закон чітко визначає, які документи і в які строки оформити, а порушення цих вимог коштує дорого. Нижче покроковий алгоритм на 2026 рік: які документи оформити, коли подати повідомлення до ДПС і скільки реально коштує працівник щомісяця.
Головне правило: оформлення завершують до того, як працівник став до роботи. Не можна спершу дати людині відпрацювати тиждень на випробуванні, а потім оформити заднім числом. Фактичний допуск до роботи без документів – це окреме порушення з окремим штрафом.
Усі суми в матеріалі наведені станом на 2026 рік і прив’язані до мінімальної зарплати 8 647 грн, яка діє з 1 січня 2026 року.
| Крок | Дія | Документ |
|---|---|---|
| 1 | Укласти письмовий трудовий договір | Трудовий договір у двох примірниках |
| 2 | Видати наказ про прийняття на роботу | Наказ (розпорядження) з датою початку роботи |
| 3 | Подати повідомлення до ДПС до початку роботи | Повідомлення за формою з постанови КМУ №413 |
| 4 | Відобразити стаж працівника | Електронний облік у реєстрі ПФУ (паперова книжка – на вимогу працівника) |
| 5 | Ознайомити працівника під підпис | Посадова інструкція, інструктаж з охорони праці |
Що зробити перед наймом
Перш ніж готувати договір, перевірте три речі, які часто блокують легальний найм.
- Група єдиного податку. ФОП 1 групи найманих працівників мати не може взагалі. ФОП 2 групи може мати одночасно не більше 10 найманих працівників, а для 3 групи обмеження на кількість немає.
- КВЕД. Вид діяльності, для якого беруть людину, має бути у ваших зареєстрованих КВЕД.
- Форма співпраці. Трудовий договір передбачає підпорядкування, графік і робоче місце. Цивільно-правовий договір – це оплата за результат без підпорядкування. Підміна трудових відносин договором ЦПХ при перевірці обертається донарахуваннями і штрафом.
Якщо ви ще сумніваєтесь у самому праві наймати людей на єдиному податку, почніть з розбору чи може ФОП наймати працівників. А коли йдеться саме про першого в житті працівника, зручно звіритися з гайдом як найняти першого співробітника, щоб нічого не пропустити.
Покрокове оформлення працівника
Крок 1. Трудовий договір
Трудовий договір рекомендовано укладати письмово у двох примірниках – по одному для кожної сторони; у період воєнного стану форму договору загалом погоджують сторони, але письмовий договір надійніший для доказовості. У ньому фіксують посаду, розмір оплати, режим роботи, тривалість і умови випробування, якщо воно є. При цьому за повністю виконану місячну норму працівник не може отримати менше мінімальної зарплати. Договір вважається укладеним після того, як його підписали обидві сторони; наказ про прийняття видають окремим кроком.
Крок 2. Наказ про прийняття
Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу – це внутрішній документ ФОП. У ньому обов’язково вказують дату, з якої працівник приступає до обов’язків. Саме ця дата далі визначає, коли мало бути подане повідомлення до ДПС.
Крок 3. Повідомлення до ДПС
Повідомлення про прийняття працівника подають до територіального органу ДПС за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів від 17.06.2015 №413. Зробити це треба до початку роботи працівника. Способи подання: електронно з кваліфікованим електронним підписом, а за відсутності технічної можливості електронного подання – на папері разом з електронною копією на електронному носії.
Найбільший ризик тут не сам договір, а повідомлення. Якщо договір і наказ оформлені належно, але повідомлення до ДПС не подане, це окреме порушення зі штрафом 1 мінімальна зарплата – 8 647 грн за кожного працівника у 2026 році. Інша річ – фактичний допуск людини до роботи без оформлення трудових відносин: за таке неоформлення найму штраф становить 10 мінзарплат, тобто 86 470 грн за працівника, а за повторне порушення протягом двох років – 30 мінзарплат (259 410 грн). Для платників єдиного податку І-ІІІ груп за перше таке порушення передбачене попередження. Під час воєнного стану своєчасне й повне виконання припису інспектора праці за результатами позапланового заходу може виключати ці штрафи за статтею 265 КЗпП. Головне – не плутати неподане повідомлення за наявних договору й наказу з неоформленим наймом: це різні порушення з різними штрафами.
Крок 4. Облік стажу і трудова книжка
З 2021 року відомості про трудову діяльність ведуться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду. Паперову трудову книжку зберігає сам працівник, а роботодавець вносить до неї записи на вимогу працівника; знищувати її як доказ стажу не потрібно. Якщо людина працевлаштовується вперше, трудову книжку на її вимогу оформлюють протягом 5 днів після прийняття на роботу.
Крок 5. Інструктажі і ознайомлення
До початку роботи працівника ознайомлюють з посадовою інструкцією та правилами внутрішнього розпорядку і проводять вступний інструктаж з охорони праці, а в передбачених випадках – і первинний інструктаж на робочому місці. Відсутність підписів чи записів про інструктаж може стати підставою для припису інспектора праці.
Скільки коштує працівник роботодавцю
ФОП як роботодавець виступає податковим агентом: частину платежів він утримує із зарплати працівника, а єдиний соціальний внесок нараховує зверху за власний рахунок.
- ПДФО – 18% від нарахованої зарплати, утримується з працівника.
- Військовий збір – 5% від нарахованої зарплати, теж утримується з працівника.
- ЄСВ – 22%, нараховує і сплачує роботодавець понад зарплату. Для основного місця роботи мінімальна база – мінімальна зарплата; для зовнішніх сумісників і працівників з нефіксованим робочим часом ЄСВ нараховують на фактичну базу незалежно від її розміру.
На практиці для мінімальної зарплати 8 647 грн у 2026 році розрахунок такий: ПДФО 1 556,46 грн, військовий збір 432,35 грн, на руки працівник отримує 6 658,19 грн. Зверху роботодавець платить ЄСВ 1 902,34 грн. Отже, у цьому базовому прикладі зарплата плюс ЄСВ дають 10 549,34 грн на місяць; це не універсальний мінімум для неповної зайнятості чи пільгової ставки і не всі витрати на робоче місце.
Строки: ПДФО і військовий збір сплачують під час виплати зарплати, а якщо нараховану зарплату не виплатили – не пізніше 30 календарних днів після місяця нарахування. ЄСВ сплачують одночасно з виплатою зарплати, але не пізніше 20 числа наступного місяця. Звітність подають об’єднаним податковим розрахунком, що охоплює ЄСВ, ПДФО і військовий збір; з 1 серпня 2026 року для ФОП діє квартальна форма з помісячною деталізацією, і вже подані місячні показники повторно подавати не потрібно.
Типові помилки
- Допустили працівника до роботи раніше, ніж подали повідомлення до ДПС.
- Нарахували за повністю виконану місячну норму менше мінімальної зарплати і не зробили доплату до неї.
- Підмінили трудовий договір цивільно-правовим, хоча людина працює за графіком і з підпорядкуванням.
- У повідомленні помилилися в даті початку роботи чи в коді платника. Це можна виправити: подати скасовуюче повідомлення з помилковими даними і одночасно початкове з правильними; не кожна помилка автоматично означає, що повідомлення неподане.
- Порахували бюджет лише по сумі на руки і забули про ЄСВ 22% зверху.
- Не оформили інструктаж з охорони праці та ознайомлення під підпис.
Часті питання
Чи може ФОП 1 групи найняти працівника?
Ні. Підприємці першої групи єдиного податку працюють самостійно і найманих працівників мати не можуть. Щоб наймати на єдиному податку, треба перейти на 2 або 3 групу; наймана праця можлива і на загальній системі.
Коли саме подавати повідомлення до ДПС?
До фактичного початку роботи працівника за укладеним договором. Навіть один день роботи до подання повідомлення вже є порушенням.
Чи обов’язкова паперова трудова книжка?
Ні. Облік стажу ведеться електронно в реєстрі Пенсійного фонду. Паперову книжку заповнюють лише за бажанням самого працівника.
Яка мінімальна зарплата у 2026 році?
8 647 грн на місяць за повну зайнятість. Платити менше за повний робочий час не можна.
Який штраф за неоформленого працівника?
За допуск до роботи без оформлення у 2026 році – 10 мінзарплат, тобто 86 470 грн за кожного працівника; для платників єдиного податку І-ІІІ груп за перше таке порушення передбачене попередження. За повторне порушення протягом двох років – 30 мінзарплат, 259 410 грн.
Коротко
- Порядок: трудовий договір, наказ, повідомлення до ДПС, облік стажу, інструктажі.
- Повідомлення до ДПС подають до початку роботи – це найчутливіший до штрафів крок.
- Наймати можуть ФОП 2 групи (до 10 осіб одночасно) і 3 групи (без ліміту), 1 група – ні.
- У базовому прикладі зарплата 8 647 грн плюс ЄСВ 1 902,34 грн дають 10 549,34 грн на місяць.
- Із зарплати утримують ПДФО 18% і військовий збір 5%, ЄСВ 22% роботодавець платить зверху.
