Наказ про прийняття на роботу – це внутрішній документ роботодавця, який оформлює рішення взяти людину на конкретну посаду. Він фіксує дату початку роботи, посаду, розмір оплати та інші умови, про які сторони вже домовилися у трудовому договорі. Саме з наказу відділ кадрів і бухгалтерія починають вести облік нового працівника.
Важливо розуміти: наказ не існує сам по собі. За статтею 24 Кодексу законів про працю працівника не можна допускати до роботи без укладеного трудового договору, оформленого наказом, та без повідомлення органу Державної податкової служби. Повідомлення до ДПС за загальним правилом подають окремо і саме до того, як людина стала до роботи. Наказ цього повідомлення не замінює: це два різні документи з різним призначенням.
Нижче ви знайдете готовий зразок наказу з полями-заповнювачами, а після нього – покрокове пояснення, як його скласти, у якій послідовності подавати документи та яких помилок уникати.
Фізична особа-підприємець (або повна назва підприємства) ___ Код ЄДРПОУ / РНОКПП: ___ НАКАЗ № ___ від «___» ____________ 20__ р. Місце складання: м. ___ Про прийняття на роботу ПРИЙНЯТИ ___ (прізвище, імʼя, по батькові) на посаду ___ (назва посади, структурний підрозділ) з «___» ____________ 20__ р. Умови прийняття: 1. Встановити посадовий оклад (тарифну ставку) у розмірі ___ грн на місяць. 2. Установити строк випробування ___ (якщо передбачено трудовим договором). 3. Режим роботи: ___ (повний або неповний робочий час, графік роботи). 4. Характер роботи: основне місце роботи / робота за сумісництвом (потрібне зазначити). Підстава: – заява ___ від «___» ____________ 20__ р.; – трудовий договір № ___ від «___» ____________ 20__ р. Керівник (ФОП) ______________ / ___ (ініціали, прізвище) З наказом ознайомлений(а): ______________ / ___ (підпис, ініціали, прізвище) «___» ____________ 20__ р.
Як оформити наказ і куди його подати
Наказ складають у довільній формі на бланку роботодавця або на звичайному аркуші із зазначенням реквізитів. Головне – щоб текст однозначно називав працівника, посаду, дату початку роботи та умови оплати. Нумерація наказів наскрізна протягом року.
Ланцюг документів: договір, наказ, повідомлення ДПС
Послідовність оформлення нового працівника виглядає так. Спершу сторони укладають трудовий договір – зручно скористатися готовим зразком трудового договору з працівником. На підставі укладеного договору роботодавець видає наказ про прийняття на роботу. І вже сам наказ стає підставою для повідомлення про прийняття працівника, яке подають до територіального органу ДПС за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів № 413 від 17 червня 2015 року. Це повідомлення має надійти до податкової ще до того, як людина фактично стане до роботи. Докладний розбір усіх кроків для підприємця є в матеріалі про те, як оформити найманого працівника ФОП.
Запамʼятайте ключове: повідомлення ДПС і наказ – це різні документи. Наказ оформлює трудові відносини всередині бізнесу, а повідомлення інформує державу про появу нового застрахованого працівника. Відсутність повідомлення до початку роботи вважається порушенням навіть за наявності наказу. Є важливий виняток: щодо керівника підприємства або члена виконавчого органу товариства окреме повідомлення не подають, адже повідомленням для ДПС слугують відомості, які податкова отримує з Єдиного державного реєстру. Повідомлення зручно подавати засобами електронного звʼязку з накладанням кваліфікованого електронного підпису, а за відсутності технічної можливості подати його в електронній формі – на паперовому носії разом з електронною формою.
Що написати в наказі
Обовʼязковий мінімум: назва роботодавця та його код, номер і дата наказу, прізвище та посада працівника, дата, з якої він приступає до роботи. Далі зазначають розмір окладу чи тарифної ставки, режим роботи та, якщо потрібно, строк випробування. Сам оклад може бути й нижчим за мінімальну заробітну плату: закон гарантує лише те, що за виконану місячну норму праці нарахована зарплата не буде нижчою за мінімальну, а різницю роботодавець покриває доплатою до її рівня. У розділі «Підстава» наводять заяву працівника з потрібними документами або підписаний трудовий договір – достатньо одного з цих документів, щоб наказ був логічно звʼязаний з рештою оформлення.
Коли видавати наказ і про випробування
Дата наказу і дата початку роботи можуть збігатися, але сам допуск до роботи дозволений лише після подання повідомлення до ДПС. Строк випробування встановлюють тільки тоді, коли він прописаний у трудовому договорі. За Кодексом законів про працю випробування не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках – за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації – шести місяців; для робітників межа становить один місяць. За загальним правилом випробування не встановлюють окремим категоріям, зокрема неповнолітнім та вагітним, проте на період дії воєнного стану закон дозволяє випробування для будь-якої категорії працівників. Якщо після закінчення строку працівник продовжує працювати, він вважається таким, що витримав випробування, і окремого наказу про це видавати не потрібно.
Типові помилки під час оформлення наказу
- Допуск працівника до роботи раніше, ніж подано повідомлення до ДПС. Наказ цього порушення не виправляє.
- Плутанина між наказом і повідомленням: їх вважають одним документом, хоча це різні форми з різним адресатом.
- Нарахована за виконану місячну норму зарплата нижча за мінімальну без доплати до її рівня (сам посадовий оклад при цьому може бути меншим за мінімальну зарплату).
- Строк випробування понад межі, встановлені КЗпП, або, за загальним правилом мирного часу, випробування для тих, кому воно не встановлюється.
- Відсутній підпис працівника про ознайомлення з наказом.
- Немає посилання на підставу – заяву або трудовий договір, через що наказ виглядає відірваним від решти документів.
Часті питання
Чи обовʼязковий наказ, якщо вже є трудовий договір?
Так. Стаття 24 КЗпП прямо вимагає, щоб трудовий договір був оформлений наказом або розпорядженням роботодавця. Договір і наказ доповнюють один одного, а не дублюють.
Наказ замінює повідомлення до ДПС?
Ні. Це окремі документи. Повідомлення подають до органу ДПС до початку роботи працівника, і наявність наказу не звільняє роботодавця від цього обовʼязку.
Чи може ФОП приймати працівників наказом?
Так. Фізична особа-підприємець є роботодавцем і видає накази про прийняття так само, як і підприємство. Форма наказу у ФОП спрощена, але реквізити та підстава потрібні.
Яку дату початку роботи ставити?
Ту, з якої працівник реально приступає до обовʼязків. Саме цю дату зазначають у наказі, трудовому договорі та повідомленні до ДПС, і в усіх документах вона має збігатися.
Чи потрібна заява працівника?
Заява не є обовʼязковою за законом, але на практиці її зручно мати як підставу для наказу. Основна юридична підстава все одно – укладений трудовий договір.
Коротко
Наказ про прийняття на роботу оформлює рішення взяти працівника і фіксує посаду, дату, оклад та умови. Він обовʼязковий за статтею 24 КЗпП, але працює в парі з трудовим договором і повідомленням до ДПС. Головне правило: повідомлення подають до органу ДПС ще до допуску людини до роботи, і наказ його не замінює. Скористайтеся зразком вище, підставте свої дані у поля із заповнювачами та звіряйте дату початку роботи в усіх трьох документах.
