Акт виконаних робіт (або акт наданих послуг) – це документ, який підтверджує, що виконавець передав, а замовник прийняв результат роботи чи послуги. Він фіксує сам факт господарської операції: що саме зроблено, в якому обсязі та на яку суму. Без підписаного акта оплата часто “зависає”, а витрати складно підтвердити перед податковою.
За Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (№ 996-XIV) акт належить до первинних документів. Саме він стає підставою для відображення операції в обліку. Водночас сам акт не гарантує оплату чи визнання будь-якої суми витратами: це залежить від умов договору та реального виконання робіт. Тому формулювання в акті мають бути конкретними, а реквізити повними. Докладніше про те, які папери потрібні підприємцю, ми зібрали в окремому матеріалі про первинні документи для ФОП.
Єдиної обов’язкової форми акта для послуг законодавство не встановлює, тому сторони складають його у довільному вигляді, дотримуючись переліку обов’язкових реквізитів. Нижче наведено готовий зразок акта, який можна скопіювати та підлаштувати під свою ситуацію. Після нього пояснюємо, як заповнити кожен блок, і розбираємо помилки, через які акт не визнають витратами.
АКТ № ___ приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) м. ____________ «___» ____________ 20__ р. ____________________ (далі – Виконавець), в особі ____________________, що діє на підставі ____________________, з однієї сторони, та ____________________ (далі – Замовник), в особі ____________________, що діє на підставі ____________________, з іншої сторони, склали цей акт про те, що на виконання Договору № ___ від «___» ____________ 20__ р. Виконавець виконав, а Замовник прийняв такі роботи (послуги): № Найменування робіт (послуг) Од. виміру Кількість Ціна, грн Сума, грн 1 ____________________ ______ ______ ______ ______ 2 ____________________ ______ ______ ______ ______ Усього без ПДВ: ____________ грн ПДВ (ставка ___%; базова – 20%, для окремих операцій – 7% або звільнення): ____________ грн (для неплатника ПДВ зазначається “Без ПДВ”) Усього до сплати: ____________ грн Сума прописом: ________________________________________ Роботи (послуги) виконані в повному обсязі, у встановлені строки та з належною якістю. Сторони претензій одна до одної не мають. Цей акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної сторони. Реквізити та підписи сторін: Виконавець Назва / ПІБ: ____________________ Код ЄДРПОУ / РНОКПП: ____________________ Адреса: ____________________ IBAN: ____________________ ____________ (підпис) М.П. (за наявності) Замовник Назва / ПІБ: ____________________ Код ЄДРПОУ / РНОКПП: ____________________ Адреса: ____________________ IBAN: ____________________ ____________ (підпис) М.П. (за наявності)
Як заповнити акт виконаних робіт
Структура акта проста, але кожен блок має значення для обліку та податкового контролю. Розберемо його по порядку.
Номер, дата і місце складання
Номер потрібен для зручного обліку та посилань у платіжних документах. Дата складання – один з обов’язкових реквізитів. Операцію відображають у періоді її фактичного здійснення, і дата оформлення акта не змінює цей період довільно. Місто вказують за фактичним місцем складання документа. Дата акта може бути навіть ранішою за дату договору: за частиною 3 статті 631 Цивільного кодексу сторони вправі поширити умови договору на відносини, що виникли до його укладення. Таку хронологію варто пояснити, але це не привід оформлювати документи заднім числом.
Сторони та посилання на договір
Укажіть повні назви виконавця й замовника, осіб, які підписують акт, і підставу їхніх повноважень (статут, довіреність, виписка з реєстру). Бажано послатися на договір – указати його номер і дату; це додатковий реквізит, потрібний не завжди, але він спрощує звірку документів. Акт спирається на домовленість сторін, і зазвичай нею є письмовий договір. Проте за певних умов операцію можна задокументувати й без окремого письмового договору – наприклад, на підставі рахунка-інвойса та його оплати. Готовий шаблон є в матеріалі про договір про надання послуг.
Перелік робіт, обсяг і вартість
Це серце акта. Опишіть роботи чи послуги конкретно, щоб було зрозуміло, що саме зроблено. Для кожної позиції вкажіть одиницю виміру, кількість, ціну і суму. Якщо позицій багато, зручно оформити їх таблицею, а не суцільним текстом: так замовнику простіше звірити кожен рядок. Загальний обсяг та вартість мають збігатися з умовами договору й виставленим рахунком.
ПДВ і сума до сплати
Якщо виконавець є платником ПДВ, покажіть суму без ПДВ, суму податку окремим рядком і загальну суму з ПДВ. Базова ставка ПДВ – 20%, але вона не універсальна: для окремих операцій діє ставка 7%, а частина послуг звільнена від ПДВ, тому ставку в акті вказуйте за режимом конкретної операції. Якщо виконавець не платник ПДВ (наприклад, ФОП на спрощеній системі без ПДВ), замість суми податку пишуть “Без ПДВ”. Підсумкову суму до сплати бажано продублювати прописом, щоб уникнути різночитань.
Підписи, реквізити й печатка
Акт підписують уповноважені особи обох сторін. Укажіть реквізити: код ЄДРПОУ або РНОКПП, адресу, банківський рахунок IBAN. Печатка не обов’язкова, її ставлять лише за наявності. Складіть акт у двох примірниках, по одному для кожної сторони.
Помилки, через які акт не визнають витратами
Найчастіше проблеми виникають не через складність форми, а через неуважність. Ось типові випадки.
- Немає обов’язкових реквізитів. Стаття 9 Закону № 996-XIV вимагає назву документа, дату складання, назву сторони, зміст та обсяг операції, одиницю виміру, посади відповідальних осіб і їхні підписи. Брак навіть одного реквізиту робить документ вразливим.
- Розмитий опис робіт. Формулювання на кшталт “послуги за договором” без деталізації не дає зрозуміти, за що саме платять. Такі витрати податкова може не визнати.
- Акт не збігається з договором і рахунком. Різні суми, назви чи обсяги в договорі, акті та рахунку викликають питання й ускладнюють підтвердження операції.
- Нелогічні дати. Дата акта, що передує фактичному виконанню робіт, ставить під сумнів реальність операції. А ось раніша за договір дата сама по собі не є порушенням: сторони можуть поширити умови договору на попередні відносини (ч. 3 ст. 631 Цивільного кодексу), тож таку хронологію достатньо пояснити.
- Підпис неуповноваженої особи. Якщо акт підписала людина без довіреності чи відповідних повноважень, документ можуть визнати неналежним.
- Акт лише в однієї сторони. Непідписаний замовником примірник не підтверджує приймання. Потрібні підписані екземпляри в обох сторін.
Часті питання
Чи обов’язковий акт виконаних робіт?
Закон не нав’язує єдину форму акта, але вимагає документувати кожну господарську операцію первинним документом. Для робіт і послуг саме акт є звичним підтвердженням. Без нього складно обґрунтувати оплату та витрати.
Хто складає акт, виконавець чи замовник?
Зазвичай акт готує виконавець, адже він знає обсяг виконаного. Замовник перевіряє зміст і підписує. Підписи потрібні від обох сторін.
Чи потрібна печатка на акті?
Ні, печатка не є обов’язковою. Бізнес може працювати без неї, а на акті її ставлять лише тоді, коли печатка взагалі є і сторони цього хочуть.
Чи можна підписати акт електронно?
Так. Акт, підписаний кваліфікованим електронним підписом, має таку саму юридичну силу, як і паперовий з власноручним підписом. Головне, щоб обидві сторони використовували належні електронні підписи.
Що робити, якщо замовник не підписує акт?
У договорі зазвичай передбачають порядок приймання: виконавець надсилає акт, а якщо замовник у визначений строк не підписує його і не надає вмотивованих заперечень, роботи вважають прийнятими. Тому акт варто надсилати у спосіб, що фіксує дату відправлення.
Коротко
Акт виконаних робіт – це первинний документ, який підтверджує факт операції та відкриває шлях до оплати й визнання витрат. Щоб він працював:
- заповнюйте всі обов’язкові реквізити зі статті 9 Закону № 996-XIV;
- конкретно описуйте роботи, обсяг і вартість;
- узгоджуйте суми з договором і рахунком;
- стежте за логікою дат та повноваженнями підписантів;
- зберігайте підписані примірники в обох сторін.
Системний підхід до документів економить час і нерви під час перевірок. Якщо ви тільки налагоджуєте облік, почніть з базових правил у матеріалі про те, як вести облік ФОП.
