Більшість підприємців на старті цілком справляються з обліком самі. Особливо якщо це ФОП без працівників: кілька оплат від клієнтів, зрозуміла система оподаткування, звітність за графіком. Наймати для цього окремого спеціаліста справді не завжди є сенс.
Проблеми зазвичай починаються не в якийсь конкретний момент. Бізнес просто поступово ускладнюється. Учора було п’ять оплат на місяць, сьогодні їх п’ятдесят. Додали нового співробітника, підключили еквайринг, почали працювати з юридичними особами. І бухгалтерія, яка раніше займала годину, раптом перетворюється на ще одну роботу.
Як зрозуміти, що цей момент уже настав?
Операцій стало багато — і їх доводиться постійно перевіряти
Поки всі надходження однотипні, облік виглядає досить просто. Гроші надійшли на рахунок, підприємець бачить платіж і розуміє, від якого він клієнта.
Зі зростанням бізнесу картина змінюється. Частина клієнтів платить на рахунок, частина — через еквайринг. З’являються передоплати, повернення, регулярні платежі постачальникам. Якщо ФОП продає товари або послуги фізичним особам, окремо постає питання правильного проведення розрахунків та застосування РРО/ПРРО у випадках, коли це передбачено законодавством.
У результаті недостатньо просто відкрити банківську виписку і подивитися, скільки грошей надійшло за місяць. Треба розуміти, що стоїть за кожною операцією і якими документами вона підтверджується.
Якщо на перевірку всього цього регулярно йде кілька годин, варто хоча б порахувати вартість власного часу. Іноді самостійна бухгалтерія виявляється не такою вже безкоштовною.
Перший працівник багато що змінює
ФОП без працівників і ФОП з командою — з погляду обліку це вже дві різні ситуації.
Навіть один найманий працівник означає оформлення трудових відносин, кадрові документи, заробітну плату, податки та пов’язану з цим звітність. Якщо людей п’ять чи десять, обсяг регулярної роботи відповідно збільшується.
Саме тут бухгалтер для ФОП часто стає потрібним не тому, що власник бізнесу взагалі не розуміє бухгалтерії. Причина простіша: у нього вже немає сенсу витрачати на неї стільки власного часу.
При цьому бухгалтерське обслуговування теж буває різним. ФОП без працівників і платник ПДВ із командою та великою кількістю операцій потребуватимуть різного обсягу роботи. Подивитися, які завдання зазвичай можуть входити до такого супроводу, можна тут: https://firstaccounting.com.ua/buhgalterski-poslugy/buhgalterskij-oblik-dlya-fop/
Важливо й інше: передати бухгалтерію — не означає просто раз на місяць пересилати бухгалтеру банківську виписку. Потрібно домовитися, коли і як передаються документи, хто контролює платежі, що робити з нестандартними операціями і про які зміни у бізнесі бухгалтер має знати заздалегідь.
Бізнес змінився, а облік залишився старим
Досить типова історія: ФОП починав з одного виду діяльності, а через два роки бізнес уже виглядає зовсім інакше.
З’явилися нові послуги. Почали продавати товари. Взяли працівників. Стали працювати з іншою категорією клієнтів. Змінився оборот або спосіб отримання оплати.
Іноді підприємець продовжує вести облік так само, як робив це на старті, хоча сама діяльність давно змінилася.
У таких випадках корисно перевірити хоча б базові речі: чи відповідають КВЕД фактичній діяльності, чи дозволяє обрана система оподаткування працювати за новою моделлю, чи не виникли додаткові вимоги через спосіб приймання платежів або нові операції.
Якщо бізнес наближається до переходу на іншу групу або до реєстрації платником ПДВ, розібратися з наслідками краще до зміни статусу, а не після неї.
Тут хороший бухгалтер ФОП корисний саме як людина, з якою можна обговорити майбутню операцію. Виправляти вже допущену помилку майже завжди складніше, ніж заздалегідь перевірити, як правильно провести нову для бізнесу операцію.
Документи є. Але де саме — ніхто не знає
Ще одна проблема з’являється непомітно.
Договір із клієнтом лежить у пошті. Рахунок надсилали в Telegram. Акт зберігся на іншому комп’ютері. Банківську виписку за потреби можна завантажити з кабінету банку.
Формально нічого не втрачено. Практично ж знайти повний комплект документів за конкретною операцією через пів року може бути непросто.
Поки клієнтів десять, це не дуже заважає. Коли їх стає сто, пошук потрібного документа перетворюється на окреме завдання.
Тому нормальний бухгалтерський облік — це ще й порядок у документах. За конкретним платежем має бути зрозуміло, хто заплатив, за що, на підставі якого договору або рахунку і які документи підтверджують виконання роботи чи постачання товару.
Причому створити таку систему краще до того, як документи накопичаться за кілька років.
Складніші платежі потребують більше уваги
Ще вчора клієнти просто перераховували гроші за виставленим рахунком. Потім бізнес підключив оплату карткою. Далі з’явилися передоплати, часткові платежі, повернення.
Кожна така зміна окремо може здаватися незначною. Разом вони роблять систему розрахунків значно складнішою.
Особливо уважним варто бути, коли одночасно використовуються декілька способів приймання платежів. Тут важливо не тільки отримати гроші, але й правильно провести операцію та зберегти необхідне документальне підтвердження.
Тому перед підключенням нового способу оплати варто спочатку з’ясувати, як він вплине на облік. Це простіше, ніж перебудовувати процес після того, як через нього вже пройшли сотні платежів.
Постійне «треба перевірити» — теж сигнал
Самостійний облік перестає бути зручним не лише тоді, коли підприємець допускає помилки.
Є й інший показник: практично кожне нестандартне питання доводиться окремо досліджувати.
Чи можна прийняти цей платіж? Як його оформити? Який документ потрібен? Чи можна працювати з таким клієнтом на моїй групі? Чи потрібен тут РРО? Що зміниться, якщо найняти людину?
Звичайно, підприємець може знайти відповіді сам. Але законодавство змінюється, а поради на форумах або в старих статтях не завжди відповідають поточній ситуації.
Якщо пошук і перевірка такої інформації стали регулярною частиною робочого тижня, є сенс передати хоча б цю функцію спеціалісту.
Чи обов’язково наймати бухгалтера в штат
Ні. І для невеликого ФОП це часто буде зайвим.
Штатний бухгалтер має сенс тоді, коли для нього справді є постійний обсяг роботи. Малому бізнесу частіше достатньо зовнішнього бухгалтерського супроводу.
Різниця тут не тільки у вартості. Підприємець може передати саме той обсяг роботи, який йому потрібен: звітність і податки, зарплату та кадровий облік, роботу з первинними документами або повне ведення бухгалтерії.
Тому дивитися лише на оборот ФОП не зовсім правильно. Підприємець із великим доходом і п’ятьма однотипними операціями на місяць може мати простіший облік, ніж невеликий бізнес із працівниками, касою та сотнями платежів.
То коли все-таки передавати бухгалтерію?
Не тоді, коли бізнес досяг якоїсь магічної суми обороту.
Набагато практичніший критерій — скільки уваги бухгалтерія почала вимагати від власника.
Якщо раз на квартал потрібно витратити трохи часу на простий облік і звітність, можливо, змінювати нічого не потрібно. Якщо ж документи доводиться постійно шукати, платежі — перевіряти, зміни законодавства — відстежувати, а перед кожною новою операцією виникає питання «чи правильно я це роблю?», система вже стала складнішою.
І саме в цей момент варто порівняти дві цифри: скільки коштує бухгалтерське супроводження і скільки власного часу підприємець витрачає, намагаючись обійтися без нього.
Для бізнесу друге іноді виявляється дорожчим.
